Assistante de direction à mi-temps (H/F)
FICHE DE POSTE – ASSISTANT(E) DE DIRECTION à MI-TEMPS (20h/sem)
Au sein d’une équipe de 5 à 8 personnes, vous serez le véritable lien entre la directrice, la maison-mère, les clients (maîtrise d’oeuvre, architectes, maîtrises d’ouvrage…).
Vous serez notamment en charge des tâches suivantes :
- Administratif :
• Standard téléphonique (prise et transmission des messages, synthèse de la demande, orientation de l’interlocuteur)
• Traitement du courrier entrant et sortant, diffusion des mails
• Gestion des notes de frais
• Réservation des voyages
• Gestion des pièces marché (scan, archivage informatique, archivage papier, diffusion, renvoi)
• Préparation des dossiers administratifs d’appel d’offres dans le cadre des marchés publics
• Assistanat de l’équipe sur des demandes ponctuelles
• Gestion de la vie de l’agence (commande de fournitures, fiches d’investissement, classement…)
• Tenue de tableaux de bord et reporting sous Excel
• Enregistrement des roulages mensuels sous Sextant des véhicules de l’entreprise
- Social :
• Respect du planning mensuel de saisie des éléments de paie
• Gestion des arrêts maladie, congés payés, …
• Relations avec les organismes sociaux : médecine du travail, mutuelle, OPCA, centres de formation…
• Gestion des tickets restaurant
• Maintien des dossiers salariés à jour
- Gestion comptable :
•Traitement des bons de commandes et factures des fournisseurs (environ 160/an)
• Facturation des expertises à l’aide du logiciel interne
• Gestion administrative des dossiers (cautions, bancaires, recouvrement clients, contrats de sous-traitance)
• Préparation de la production
Pour ce poste qui demande beaucoup d’autonomie, nous cherchons idéalement un(e) candidat(e) Bac+2/+3, assistant(e) de gestion PME/PMI, assistant(e) manager, doté(e) d’une première expérience, idéalement acquise dans le secteur du BTP.
Discret(e), investi(e) et organisé(e), votre maitrise de la langue française est parfaite, votre relationnel aisé, pour évoluer au sein d’une petite structure performante, leader dans son domaine.
Maîtrise du pack office + aisance informatique indispensable.
Poste à pourvoir immédiatement, banlieue sud IDF sur Chevilly-Larue
Salaire selon expérience
CDI – ETAM
Mi-temps (20h/semaine) avec une répartition des heures et des jours à définir